I Gromadzenie zbiorów
- Zakupu książek i czasopism /prenumerata/ dokonuje się w porozumieniu z kierownikiem jednostki, po uprzednim zaakceptowaniu zamówienia przez Kwesturę i Dział Zamówień Publicznych
- Należy opracowywać i gromadzić kopie dokumentów związanych z gromadzeniem zbiorów dla biblioteki katedralnej /faktury, protokoły/.
- Opracowane rachunki wraz z kartami katalogowymi należy przekładać w Bibliotece Głównej w Sekcji Bibliotek Katedralnych, a następnie w Dziale Ewidencji Środków Materialnych.
II Opracowanie zbiorów
- Ewidencji podlegają wszystkie zbiory znajdujące się w bibliotece. W tym celu należy zgodnie z wymogami finansowymi opracowywać faktury za zakupione pozycje, protokoły darów, protokoły selekcji zbiorów, protokoły ubytków.
- Zbiory nie obciążające materialnie biblioteki /np. bieżące czasopisma, informatory, należy ewidencjonować na kartotekach, lub w zeszycie/.
- Zbiory obciążające materialnie bibliotekę ewidencjonuje się wyłącznie w Księgach inwentarzowych, zgodnie z instrukcją zawartą na jej karcie przewodniej.
- Oprócz Księgi inwentarzowej Biblioteka Katedralna zobowiązana jest prowadzić na bieżąco Księgę ubytków /dopiero oba dokumenty odzwierciedlają stan majątkowy Biblioteki/ i uzgadniać je raz w roku z Działem Ewidencji Środków Materialnych.
- Na każdą zakupioną pozycje trzeba sporządzić karty katalogowe. Jeden egz. przekazać do katalogu centralnego w Bibliotece Głównej., następny włączyć do katalogu kartkowego lub komputerowego w Katedrze.
III Udostępnianie zbiorów
- Księgozbiory bibliotek znajdujących się w poszczególnych jednostkach organizacyjnych AR stanowią bazę naukową dla pracowników naukowych danego zespołu.
- Udostępnia je wyłącznie osoba wyznaczona przez Kierownika Katedry odpowiedzialnego materialnie.
- Do wypożyczeń poza bibliotekę uprawnieni są pracownicy danej jednostki oraz pracownicy AR , pozostałe osoby mogą korzystać na miejscu. Odstępstwo od tej zasady czyni się na specjalne pozwolenie kierownika jednostki.
- Wypożyczeniom poza bibliotekę nie podlega księgozbiór podręczny.
- Na każdy wypożyczony wolumen wypożyczający zobowiązany jest wypełnić rewers.
- Rewersy stanowią ważny dokument będący podstawą rozliczeń finansowych i dlatego opracowywać je powinna osoba upoważniona przez kierownika katedry do zajmowania się biblioteką. Powinny być przechowywane w pomieszczeniu zamkniętym. wg numerów inw., a drugi odcinek wg nazwisk. Rewersy powinny być kontrolowane pod względem terminu ważności i aktualizowane.
- Czytelnik odpowiada materialnie za zagubienie wypożyczonych przez siebie materiałów. W wypadku zagubienia bądź zniszczenia zobowiązany jest dostarczyć identyczny egzemplarz, bądź jego kserokopie, albo w porozumieniu z Biblioteką Główną zakupić aktualnie poszukiwaną książkę.
IV Inwentaryzacja zbiorów.
- Biblioteka winna być tak prowadzona aby w każdej chwili było możliwe przeprowadzenie skontrum przez Dział Inwentaryzacji. Książki powinny być ułożone na półkach, wg numerów inw., w wydzielonym zamkniętym pomieszczeniu, bądź w zabezpieczonych szafach.
- Raz w roku uzgadniać z Działem Ewidencji Środków Materialnych Księgę inwentarzową i Księgę ubytków.